GContacts est un module pour Dolibarr qui vous permet de synchroniser les contacts entre un compte GMail et votre Dolibarr.
Grâce à la facilité de connexion entre les smartphones et un compte GMail, vos contacts Dolibarr seront automatiquement accessibles et mis à jour sur votre mobile.
La synchronisation peut s'effectuer dans les deux sens :
Synchronisation des contacts Dolibarr vers un compte GMail
Si cette option est activée, toute modification des informations d'un contact dans Dolibarr sera automatiquement répercutée sur le compte GMail.
Synchronisation des contacts du compte GMail vers Dolibarr
Si cette option est activée, vous avez la possibilité, après modification d'un contact sur le compte GMail, de le synchroniser manuellement dans Dolibarr.
Le but principal de ce module est de maintenir ses contacts Dolibarr sur son mobile de la manière la plus simple et la plus intégrée possible.
Le développement de ce module est venu du besoin de partager les contacts de Dolibarr en respectant au maximum les contraintes suivantes :
Exportation : les contacts exportés de Dolibarr doivent se retrouver dans la liste de contacts du téléphone, afin qu'un appel entrant affiche automatiquement à l'écran le nom de l'appelant.
Importation : un commercial qui veut entrer les coordonnées d'un nouveau client (en clientèle, après un appel...), doit pouvoir le faire de façon simple.
Collaboratif : partager des informations actualisées; les contacts de Dolibarr doivent pouvoir être accessibles sur les smartphones de ceux qui utilisent Dolibarr. Si l'un d'eux fait une modification d'un contact (dans Dolibarr ou sur son smartphone), la modification doit être propagée sur tous les smartphones.
Simplicité : La configuration doit être simple, ainsi que le nettoyage et/ou un retour à une situation sans Dolibarr.
Identification : il est important que sur le mobile les contacts Dolibarr soient clairement identifiables en tant que tels.
Portablilité : la solution doit pouvoir fonctionner sur un maximum de types de mobile : Android, Iphone, Blackberry, Windows Phone
La réponse à ces problèmes se trouve chez GMail. En effet, il est devenu maintenant extrêmement aisé de rajouter un (ou plusieurs) compte(s) GMail sur son mobile. Une fois l'accès au compte paramétré sur votre téléphone, vos contacts GMail sont aussitôt maintenus synchronisés sur celui-ci; et lors de l'ajout d'un nouveau contact, vous avez le choix entre créer ce contact dans le carnet du téléphone ou le créer sur un de vos comptes GMail.
Il suffit alors de synchroniser les contacts de ce compte Gmail avec les contacts de Dolibarr pour avoir un accès actualisé de vos contacts Dolibarr sur votre téléphone. C'est la vocation de ce module!
Après avoir activé le module dans Dolibarr, un pictogramme apparaît à la fin de la ligne du module; cliquez dessus pour accéder à la page de paramétrage.
La partie supérieure vous permet de rentrer vos identifiants Google et de définir le sens des synchronisations.
Dans la partie inférieure : 'Opérations', vous pouvez initialiser ou effacer vos contacts sur votre compte GMail.
Nous vous conseillons de créer un compte Google spécifique dédié à vos contacts Dolibarr. Vous pourrez ainsi le partager avec vos collaborateurs et chacun pourra avoir les contacts Dolibarr sur son smartphone.
Si vous démarrez avec un compte GMail qui possède déjà des contacts, il est fortement conseillé de faire une sauvegarde de vos contacts au préalable. Ceci peut se faire facilement grâce à la procédure suivante : Sauvegarder vos contacts GMail
La synchronisation s'effectue pour les contacts définis comme 'Partagés'. Les contacts 'Privés' ne sont jamais synchronisés
Ce module fonctionne avec des comptes GMail classiques, et avec des comptes Google Apps (avec le service Contacts activé, et la connection SSL désactivée pour ce service).
De Dolibarr vers GMail, les synchronisations se font de manière transparente et automatique. Toute modification d'un de vos contact Dolibarr sera automatiquement transposée sur votre compte GMail. De même, toute création ou suppression de contact sera également répercutée en toute transparence.
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Notons que les informations concernant le Tiers de ce contact sont également transférées vers GMail. Par ex., l'adresse, le téléphone ou le fax de la sociéte attachée à ce contact seront mentionnés dans la carte GMail avec le label 'Nom de la Société'.
Dans l'exemple ci-dessus, le mail général de la société 'Decomo' sera renseigné dans la fiche contact GMail de Jean Derivière sous le label 'Decomo SPRL', qui est le nom donné au Tiers; de même, le nom de la société se retrouvera sous le nom du contact dans sa fiche GMail, avec son titre.
Si les informations du Tiers sont identiques à celles du contact (par ex., pour l'adresse), elle n'apparaîtront qu'une seule fois sur la fiche GMail.
Synchroniser avec le groupe 'Mes Contacts' : Avec ce parametre à ON, la synchronisation s'effectuera avec les contacts du groupe 'Mes Contacts' du compte GMail.
Ce parametre assure la comptatibilité avec les IPhones. en effet, la connection avec un compte GMail sous IOS ne permet la synchronisation QUE avec le groupe 'Mes Contacts' de GMail.
Si votre parc de smatphones se compose uniquement d'appareils Android, nous vous conseillons de désactiver ce parametre et de definir un groupe de contacts différent de 'Mes Contacts', ceci pour préserver une vision plus claire de la provenance de vos contacts sur votre compte GMail.
Groupe Gmail contenant les contacts : Ce paramètre vous permet de définir le nom du groupe GMail sous lequel vos contacts seront sauvés. La valeur par défaut est 'Onelog',
Regrouper les contacts d'un commercial dans un groupe GMail : Lors de la création d'un nouveau contact, si le tiers de ce contact est affecté à un commercial, le contact sera également répertorié sur le compte GMail dans un groupe Onelog/XXX où XXX est le login Dolibarr du commercial. Ceci permet de regrouper tous les contacts d'un commercial sous un groupe Gmail.
Il n'y a malheureusement pas de mécanisme prévu dans le coeur de Dolibarr pour signaler aux modules externes la modification de l'association d'un tiers avec un commercial. En conséquence, si vous changez cette association, elle ne sera pas répercutée sur le compte GMail. Pour forcer la synchronisation de ce changement, il faut, au niveau de la fiche contact, éditer et re-sauver le contact.
Synchronisation contact par contact : Si vous activez cette option, un nouveau champ va apparaître au niveau de la fiche de chaque contact. Ce champ permet d'activer ou non la synchronisation vers GMail pour le contact concerné.
Si vous désactivez cette option, ou si vous désactivez le module GContacts lui-même, les valeurs définies pour chaque contact seront perdues, et remises à la valeur par défaut.
Valeur de défaut par contact : Cette option permet de définir la valeur de défaut que prendra le champ précédent lors de la création d'un nouveau contact, ou lors de l'import de plusieurs contacts
Nombre maximum de contacts à rechercher sur le compte Gmail : Permet de définir la limite du nombre maximum de contacts ramenés du compte GMail. Augmentez cette valeur si vous avez un grand nombre de contacts à synchroniser.
Lors de l'édition d'un contact sur Dolibarr, vous constaterez l'apparition d'un nouvel onglet 'GContact'.
Cet onglet vous permet de comparer les informations de ce contact entre GMail et Dolibarr. S'il y a des différences, elles apparaissent en rouge, et vous avez la possibilité de ramener les informations qui se trouvent sur votre compte Gmail vers Dolibarr pour les re-synchroniser.
Notons ici aussi que les informations concernant le Tiers ne sont pas répertoriées, et donc si vous modifiez sur votre compte GMail des informations sur le Tiers, celles-ci ne seront pas re-synchronisées vers Dolibarr. Par contre, si vous modifiez un Tiers sous Dolibarr (mis à part son affectation à un commercial) , tous les contacts de ce Tiers verront leur fiche GMail se mettre à jour automatiquement (pour autant que vous ayez activé la synchro vers GMail dans la configuration du module).
La deuxième partie de la page de configuration vous permet de faire deux opérations :
Exporter les contacts Dolibarr : Cette opération va exporter ou re-synchroniser tous vos contacts 'Partagés' Dolibarr vers votre compte GMail (en tenant compte du champ 'Synchronisation' de chaque contact si cette option a été activée), ainsi que créer et peupler les groupes GMail en fonction de l'attribution des tiers des contacts aux commerciaux.
Effacer les contacts : Les contacts et les groupes GMail en provenance de Dolibarr seront effacés. Les contacts sur votre Dolibarr lui-même ne seront évidemment pas modifiés.
Lors de l'activation du module GContacts, une nouvelle entrée dans le menu gauche du module Tiers apparaît : 'Contacts GMail >> Importer de nouveaux contacts
Si vous cliquez sur cette entrée de menu, vous aurez une liste des nouveaux contacts qui se trouvent dans le groupe 'Mes contacts' du compte GMail que vous avez défini dans la configuration du module.
En sélectionnant ceux qui vous intéressent dans la liste, et en cliquant sur le bouton 'Importer', vous les intégrerez comme nouveaux contacts dans Dollibar.
Chacun des nouveaux contacts intégrés prendra le statut de 'Prospect' dans Dolibarr.
Si vous avez séléctionné 'Oui' dans la colonne 'Créer un Tiers', un Tiers de même nom sera créé simultanément (comme lorsque vous créez un nouveau Tiers dans Dolibarr en choisissant le type 'Individu privé').
Si vous créez un tiers pour le contact, vous pouvez alors l'affecter à un commercial.
Dans cette page, vous avez également la possibilité d'intégrer des nouveaux contacts dans Dolibarr à partir du groupe 'Mes contacts' d'un autre compte Gmail. Pour cela, il vous suffit d'indiquer le login et le mot de passe du compte et de cliquer sur 'Rechercher les contacts'.
Les contacts du compte Gmail qui ne contiennent pas de nom de famille (quand seul le prénom est défini) sont ignorés à l'importation.
Lorsque vous importez des contacts de votre compte GMail de base (celui défini dans la configuration du module), ils seront après importation automatiquement déplacés du groupe 'Mes contacts' vers le groupe défini dans la configuration du module, et ils n'apparaîtront plus dans la liste lors d'importations ultérieures.
Par contre, si vous les importez depuis un autre compte GMail, aucune modification ne sera apportée à ce compte, et de nouveaux contacts apparaîtront dans le groupe 'Dolibarr' du compte GMail de base. Ceci implique également que si vous répétez l'opération pour ce même compte GMail alternatif, la liste des contacts à importer sera inchangée. Si vous sélectionnez à nouveau un contact déja importé, un deuxième contact, identique au premier, sera créé dans Dolibarr et dans le groupe 'Dolibarr' du compte GMail de base.
Pour des raisons de performances, le nombre maximal de contacts pouvant être importé est de 800 par défaut. Si le groupe 'Mes Contacts' du compte GMail contient plus de 800 contacts, Vous devez accroitre le nombre maximum de contacts à importer dans la page de configuration du module.
Ce menu vous donne une vue claire et globale de l'état de la synchronisation de tous vos contacts entre Dolibarr et votre compte GMail.
Utilisation d'un compte Google Apps : "Expected response code 200, Got 401. 401 That's an error."
Si lors de la connection à votre compte, sous Google Apps, vous recevez ce message d'erreur, cela signifie que le service 'Contacts' dans votre domaine google Apps est inactif. Activez le service et dans ses parameètres de configuration, décochez la connexion SSL pour le paramètre 'API Contacts'.
Voici une liste des améliorations possibles. Elle n'est pas exhaustive, et les fonctionnalités listées pourraient être développées suivant l'intérêt ou la demande qu'elles susciteraient...
Le module GContacts utilise une librairie Zend pour établir la connection vers Google GMail. Cette librairie utilise la fonction 'ClientLogin' de Google. Cette fonction ne sera plus supportée par Google en Avril 2015. Il faut donc migrer les fonctions de connection vers OAuth 2.0 avant cette date. (Google deprecation policy)
Ce module ne synchronise que les contacts. Il serait possible de synchroniser les adhérents dans le cas d'une association, ou les utilisateurs internes/externes de Dolibarr.
Une détection minimum (nom/prénom?) des contacts déjà importés lors d'un double import d'un compte alternatif.
Créer des groupes GMail Clients/Fournisseurs/Prospects;
Créer des groupes GMail suivant les catégories définies dans Dolibarr;
Script pour automatiser (cron) l'intégration de nouveaux contacts et/ou la synchro des contacts modifiés de GMail vers Dolibarr.
...
V1.0 |
2013-11-20 |
Première version |
V1.1 |
2013-02-10 |
Création de tiers |
V1.2 |
2013-02-10 |
Version pour Dolistore |
V1.3 |
2013-12-21 |
Compatibilité Dolibarr 1.4 |
V1.4 |
2014-01-22 |
Version interne |
V1.5 |
2014-02-12 |
Compatibilité Dolibarr 1.5 |
V1.6 |
2014-04-24 |
Fix pour se conformer au changement de Google Contacts API V3. Les appels à google sont maintenant fait en https. |
V1.7 |
2014-05-12 |
Fix dans la synchro qui provoquait parfois des duplications de contacts sur le compte GMail. |